¿Qué es un Canal interno de información?
Es el medio a través del cual permite a los empleados y a otras personas comunicar, de manera confidencial, aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la normativa interna de la empresa, a lo establecido en la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, también infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud, conductas sospechosas de un ilícito penal, infracciones del derecho de la Unión Europea con relación sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior.
¿Cómo funciona?
- Existe un formulario para hacer una comunicación, de aquellas conductas que pudieran ser contrarias a la ley y a la normativa de la organización por parte de directivos, empleados, proveedores u otros agentes relacionados en la actividad de las sociedades del Grupo IVIRMA. El informante podrá solicitar una reunión presencial con el responsable del canal interno de información para realizar dicha comunicación. En ese caso, la comunicación será confidencial.
- Si lo desea, la comunicación puede ser anónima. Al cumplimentar el formulario, no será reflejado su e-mail, teléfono o ningún otro dato que le identifique. Si desea interponer una comunicación anónima, a los efectos de mantener una absoluta confidencialidad, con la interposición de la misma, se le facilitará un código de seguimiento para poder seguir el estado de su comunicación, así como para poder comunicarse con el responsable del sistema.
- Podrán ser adjuntadas todas aquellas pruebas, imágenes, vídeos o documentos que apoyen o prueben los hechos comunicados.
- Todas las comunicaciones recibidas serán estudiadas e investigadas por el Responsable del Canal, que desarrollará la correspondiente investigación con el objetivo de esclarecer la veracidad o falsedad de la comunicación.
- El Responsable del Canal velará por la protección de los derechos del investigado y sus datos personales.
- Recibida una comunicación, el procedimiento de gestión de la misma será el siguiente:
- Envío del acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción de esta, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- El plazo para realizar la investigación no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.
- Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, se le solicitará información adicional.
- La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Canal con el fin de garantizar el buen fin de la investigación. Durante la tramitación de la comunicación, prevalecerá la presunción de inocencia y el derecho al honor de la persona afectada.
- Al finalizar la investigación, el responsable de la misma realizará un informe que enviará al Consejo de Administración, para tomar las medidas oportunas.
- Cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá la Fiscalía Europea.
Objetivos de las comunicaciones:
- Detectar conductas ilícitas o irregulares.
- Acceso al canal interno de información de todos nuestros empleados y terceros.
- Garantizar la confidencialidad y anonimato.
- Proteger adecuadamente al informante como pieza fundamental para la cultura de cumplimiento de la organización.
- Recepción y tratamiento de las consultas o comunicaciones sobre irregularidades o incumplimientos de la normativa, cometidos por empleados o stakeholders.
- Proteger información sensible de Grupo IVIRMA.
- Preservar la reputación.
- Generar confianza con nuestros stakeholder.
- Mejorar los procesos internos.
Garantías del Canal Interno de Comunicación:
- Los empleados serán informados de la finalidad y funcionamiento del canal interno de información.
- Las comunicaciones presentadas pueden ser anónimas (a elección del informante), no es necesario incluir la identidad del informante, ni el departamento del que procede la comunicación, ni ninguna información que permita identificarlo.
- Estrictamente confidenciales, solo las personas que gestionan el canal tendrán acceso a la comunicación y solo ellos se comunicarán con el informante.
- Ausencia de represalias, discriminación y/o penalización para los informantes de buena fe.
- El informante podrá, en su caso, ejercer sus Derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas.
- El Responsable del Canal es autónomo e independiente para la gestión de las comunicaciones.
- Establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
Canales Externos de Comunicación
El informante puede dirigirse a canales externos designados por las autoridades competentes, de conformidad con la legislación aplicable en cada caso, para efectuar las comunicaciones de posibles irregularidades. Entre ellas, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea habilitados al efecto, o las entidades que procedan de fuera de la Unión Europea.
